Help! Audit in zicht…
Veel bedrijven plannen in de periode tussen november en april de jaarlijkse audit voor (her) certificering VCA, ISO of wat het bedrijf ook heeft aan certificaten. Voor velen een tijd waarin het wat rustiger is en er meer aandacht is voor alles wat samenhangt met de certificaten. Soms komen mensen dan tot de vervelende ontdekking dat de RI&E al een half jaar verlopen is, nog een aantal medewerkers een cursus moeten volgen en dat ook niet al het gereedschap (op tijd) is gekeurd.
Meestal lukt het met veel kunst en vliegwerk en vooral veel stress om op het nippertje de boel voor elkaar te breien. Tijdens de audit zitten de betrokken personen met de zweetdruppels op de bovenlip. Hopend dat de auditor niet “zo moeilijk doet” en dat hij nou net niet een ongekeurde ketting van het rek pakt of in de helm van de grondwerker wil kijken naar de datum. Of bij ISO niet te diep gaat graven in allerhande registraties en al dan niet behaalde doelstellingen.
Als men dan de audit achter de rug heeft haalt iedereen opgelucht adem en roept “we hebben het weer voor een jaar voor elkaar”.
Maar zo zit het dus niet.
Een auditor kijkt namelijk niet naar het jaar dat komen gaat maar het jaar wat is geweest. Door een audit heen komen betekent dus niet dat je klaar bent voor een jaar maar dat je het afgelopen jaar hebt gewerkt en gehandeld conform de norm. Al is dat dan bij sommigen op het allerlaatste moment nog een beetje bijgewerkt.
Na de afloop van de audit begint het dus weer. Als iedereen zich dat zou realiseren en wekelijks twee uur zou besteden aan controleren of alle noodzakelijk acties zijn genomen, is al die audit stress helemaal niet nodig.
Natuurlijk wil iedereen vlak voor de audit nog even de puntjes op de i zetten, dat is normaal. Maar als het alleen om dat puntje gaat hoeft daar helemaal niet zo’n drukte over gemaakt worden.
Eigenlijk moet je bij de audit een gevoel hebben van “ze hadden vorige maand ook wel kunnen komen want de boel is toch voor elkaar”.
Als het bedrijf beschikt over een extern adviseur wacht dan niet tot de laatste 3 weken om zijn of haar hulp in te roepen. Beter een beetje verdelen over het jaar. Bijvoorbeeld eens per kwartaal. De kosten worden daar niet hoger van. Vier keer per jaar een paar uur is evenveel of zelfs minder dan aan het eind twee of meer dagen om alle achterstand weg te werken.
Bovendien schiet dat zijn doel voorbij. Want de certificaten behaal je niet voor de auditor je doet het voor je eigen bedrijf, de medewerkers en je klanten!
